ERP-Investition rechnet sich

Qualität, Kundenzufriedenheit und ein hoher Servicegrad sichern Wachstum

Nach der Firmengründung im Jahre 1955 wurden bei EPHY-MESS zunächst Manometer hergestellt. Der Familienbetrieb wuchs stetig. Heute werden mit hochmodernen Produktionsmitteln Fertigungsprodukte und Dienstleistungen aus dem breiten Feld der Temperatur-Messtechnik, insbesondere im Schwermaschinenbau sowie in der Überwachung von Bahnmaschinen, angeboten und weltweit so erfolgreich vertrieben, dass ein Umzug nach Wiesbaden-Delkenheim zur Erweiterung der Produktionsfläche Anfang 2007 notwendig wurde. Hohe Flexibilität, permanentes und strenges Qualitätsdenken, stete Kundenorientiertheit, ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis sowie intensive Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten zeichnen die EPHY-MESS GmbH aus.

Expansion bedingt neue Unternehmens-IT

Anfang 2000 fiel bei EPHY-MESS die Entscheidung, sich nach einer neuen Unternehmens-IT umzusehen. Das alte System war an seine Leistungsgrenze gestoßen und konnte mit der rasanten Expansion des Unternehmens nicht mehr Schritt halten. Von Anfang an waren die Mitarbeiter bei EPHY-MESS in die Auswahlphase einbezogen. Sie erstellten gemeinsam mit dem Projektmanager und der Geschäftsführung ein Anforderungsprofil für Hard- und Software sowie eine Checkliste mit „KO-Kriterien“ zur schnellen Beurteilung der zukünftigen Unternehmens-IT. Auch der Zeitplan für die Umstellung stand bereits fest. Als Termin für den Echtstart wurde der 2.1.2002 festgelegt. Gerhard Herdt, Projektmanager bei EPHY-MESS, erinnert sich: „2001 besuchten wir die CeBIT und hatten uns viel vorgenommen. Es galt aus 22 ERP-Systemen, die wir uns am Vorabend aus dem CeBIT-Katalog herausgesucht hatten, für unser Unternehmen geeignete auszuwählen. Es blieben Bäurer, Orgaplan, Mesonic, ABAS und Midas übrig. Alle wurden zu Systempräsentationen in unser Haus eingeladen. Die Akzeptanz unserer Mitarbeiter für das neue System war uns immens wichtig. Daher waren alle auch schon bei den System-Präsentationen mit dabei. Jeder konnte Fragen zu seinem Arbeitsbereich stellen. Die Systeme wurden anschließend anhand einer einheitlichen Checkliste bewertet. Die größte Zustimmung erhielt die abas-Business-Software.“

Anwender gaben den Ausschlag

EPHY-MESS entschied sich für die abas-Business-Software. Neben der Akzeptanz bei den Mitarbeitern sprach die integrierte Finanzbuchhaltung für abas. Das in der Software enthaltene termingeführte Disposystem und die Möglichkeit, laufende Betriebsaufträge zu verändern, war dem Unternehmen beispielsweise für den Prototypenbau extrem wichtig. Gerhard Herdt: „Wir haben mit dem System eine Menge vor. Durch eigene EFOP (Ereignisgesteuerte Flexible Oberflächen-Programmierung) können wir selbst Funktionalitäten schaffen, die uns bei der Optimierung der Unternehmensprozesse unterstützen.“

Den Ausschlag aber gaben zufriedene Anwender der abas-Business-Software. „In der Entscheidungsphase wurden wir vom uns betreuenden abas-Software-Partner ABAS Projektierung Rhein-Main zu deren Kundentag eingeladen.“ So Projektmanager Herdt und: „Der Tag war sehr aufschlussreich. In den angebotenen Workshops bestätigte sich nochmals das Bild, das wir uns von ABAS gemacht hatten. Wir erlebten eine moderne, lebendige, flexible und anpassungsfähige Software. Noch interessanter waren für uns aber die Gespräche, die wir mit den Anwendern führten. Das Echo war durchweg positiv. Uns beeindruckte auch, wie eng der Kontakt zwischen den Anwendern der abas-Business-Software und dem Hersteller ist. So konnten wir Fachgespräche mit den Software-Entwicklern oder dem Vorstand der ABAS Software AG führen. Die Unternehmensphilosophie von ABAS ist ähnlich unserer eigenen Einstellung. Kundenzufriedenheit, höchste Produktqualität und Kontinuität stehen im Fokus. Am Abend hatten wir das gute Gefühl, dass die Entscheidung für ABAS richtig war“.

Einführung nach Plan

Bei der Einführung folgte EPHY-MESS dem bewährten abas-Projekt-Management. Hierbei wird nah am Standard eingeführt. Dies spart Zeit und Geld. Die Key-User-Schulung fand beim betreuenden abas-Software-Partner statt. „Wir haben das Einführungskonzept intensiviert. Alle Mitarbeiter haben bereits vor dem Echtstart abends im eigens erstellten Netzwerk die EDV-unterstützten Tätigkeiten nach der Schulung nachvollzogen und geübt.“, so Dipl.-Phys. Herdt, Projektmanager bei EPHY-MESS. Und weiter: „Dies bedeutete in der Einführungsphase eine nicht unerhebliche Mehrbelastung für unsere Mitarbeiter. Der Aufwand hat sich aber gelohnt. Wir haben auf diese Weise sichergestellt, dass jeder verstand, worüber der Andere sprach.“ Bis auf den Versandauftrag wurden in der Einführungsphase keine Anpassungen an der Software vorgenommen. Vom 17. – 21.12.2001 fror man bei EPHY-MESS die Stammdaten ein, die nach erfolgter Prüfung via Excel ins neue System übernommen wurden. Am 28.12. 2001 folgte die manuelle Eingabe die Jahresanfangsbestände des Teilestamm in abas-ERP.
Der Echtstart erfolgte nach Plan, am 2.1.2002 mit der sogenannten „Big- Bang-Methode“. Das alte System wurde abgeschaltet und die abas-Business-Software übernahm die Unternehmensprozesse bei EPHY-MESS. Gerhard Herdt fasst den Tag zusammen: „Die Auftragseröffnung lief, die Bestellungen konnten getätigt werden, die Warenbuchungen funktionierten, auch die Betriebsaufträge und der Warenversand mit dem Zusatzpapier Versandauftrag liefen einwandfrei – besser geht’s nicht. Wir haben alle mit der Einführung definierten Ziele erreicht.“

Die „Optimierungsphase“: Kontinuierliche Verbesserungen in der Unternehmensorganisation

Das Projekt ERP-Software ist bei EPHY-MESS nach der geglückten Einführung noch lange nicht abgeschlossen. Vielmehr gilt es jetzt, die Möglichkeiten, die abas-ERP bietet, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen zu unterstützen, voll auszuschöpfen.
Projektmanager Herdt: „Als erstes haben wir uns eine Versandliste erstellt, die uns den geplanten Liefertermin und den Status der Aufträge an jeden Arbeitsplatz sichtbar macht. Dann haben wir Wiedervorlagen, beispielsweise für Angebote oder Projekte, in der Gestalt von Infosystemen erstellt. Danach benötigen nur noch ein Drittel der Zeit für das Nachfassen der Angebote.“ Auch wurde mittlerweile auch ein Qualitätsmanagement-System mit abas-ERP realisiert. Enthalten sind eine Prüfmittelüberwachung, Reklamationsbearbeitung, Lieferanten- sowie Kundenbewertung, Kennzahlen zur Leistungsfähigkeit, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Auch eine Schulungsplanung und –Bewertung, eine Urlaubsplanung mit Übersicht und eine Projektbearbeitung sind enthalten. Zukünftig wird die Organisation weiter verbessert. Alle Abteilungen sind in den EDV-gestützten Auftragsabwicklungsprozess eingebunden. Auch eine ERP-gestützte Messwert-Dokumentation im Prüflabor und ein Vertriebsinformationssystem sind zeitnah umgesetzt worden. Weitere Effizienzsteigerung durch Optimierung werden folgen: „Natürlich abas-unterstützt.“

Return on Investment nach 12 Monaten

Zeitnahe Materialdisposition, eine schnellere Auftragsbearbeitung, der schnellere Zugriff auf Daten, die gestiegene Transparenz bei den Durchläufen und die mit der ERP-Software abgebildeten Workflows führten bei EPHY-MESS zu einer deutlich besseren Effizienz der Prozesse im Unternehmen. „Nimmt man die Steigerung der Transparenz, Produktivität und die eingesparte Zeit seit Einführung der abas-Business-Software in unserem Unternehmen, haben sich unsere ERP-Investitionen schon nach 12 Monaten mehr als amortisiert.“ begeistert sich Projektmanager Herdt und weiter: „Dies verschafft uns Vorteile im internationalen Wettbewerb.“ Lag der Umsatz pro Mitarbeiter der Auftragsabwicklung im Jahr 2001 bei 1,3 Mio EUR, so hat er sich 2004 mit ca. 2,5 Mio EUR nahezu verdoppelt. Die Produktivitätssteigerung zeigt sich auch in weiteren Bereichen.
Das Erstellen von Betriebsaufträgen mit zugehöriger Dokumentation wird heute in 30% der Zeit durchgeführt. Die Bearbeitung von Qualitätsabweichungen (Reklamationen) inkl. der Verfolgung ist heute in einem Drittel der Zeit erledigt.
Die Pflege der Qualitätsmanagementsystemdaten nach ISO 9001:2000 benötigt durch die Einbindung in abas-ERP nur noch ca. 10% der Zeit. Noch deutlicher ist die Zeitersparnis bei der Ermittlung von Kennzahlen. Dies dauerte früher, je nach Vorgang, bis zu mehreren Tagen und ist heute in ca. 2 Minuten erledigt. Es steht nun für uns fest, dass wir durch den Einsatz der abas-Business-Software die Höhe unseres Servicegrades, die Liefertreue und die Qualität steigern. Dies erfolgt vor dem Hintergrund der Verdoppelung unseres Umsatz bei gleichbleibender Personalstärke.“

Die abas-Business-Software bei EPHY-MESS

EPHY-MESS fertigt Temperatursensoren für Elektromotoren, Generatoren, Transformatoren und Sensorsystemen für die Überwachung der Antriebe von Schienenfahrzeugen. 100 Mitarbeiter erwirtschafteten 2005 am Unternehmenssitz im Wiesbaden-Delkenheim einen Umsatz von 6,6 Mio EURO. EPHY-MESS nutzt einen Linux-Server und 30 Arbeitsplätze mit der abas-Business-Software unter Windows. EPHY-MESS setzt im Unternehmen die Software-Pakete abas-Business-Software (ERP, PPS, WWS, eBusiness), Solidworks (CAD) und MS Office ein.

Firmenportrait EPHY-MESS GmbH

Nach der Firmengründung im Jahre 1955 wurden zunächst 10 Jahre lang überwiegend Manometer hergestellt. Der bis heute reine Familienbetrieb wuchs stetig. Mitte der 60er Jahre begann die Herstellung von Temperaturfühlern. Nach einer kontinuierlichen Wachstumsphase wurde die Produktlinie Ende der 80er Jahre an den Markterfordernissen (Trend zur Miniaturisierung) neu ausgerichtet. Analoge und digitale Auswerteelektronik für die hergestellten Temperaturfühler sowie systemtechnische Problemlösungen rundeten die Produktpalette ab. Hohe Flexibilität, permanentes und strenges Qualitätsdenken, stete Kundenorientiertheit, ein gutes Preis-Leistungsverhältnis sowie intensive Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten (3 Patente/Gebrauchsmuster; 35 PTB-Bescheinigungen inkl. ATEX in den letzten 10 Jahren) zeichnen die EPHY-MESS GmbH, neben der seit 1995 bestehenden Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001, aus. Heute werden mit hochmodernen Produktionsmitteln Fertigungsprodukte und Dienstleistungen aus dem breiten Feld der Temperaturmesstechnik insbesondere im Schwermaschinenbau sowie der Überwachung von Bahnmaschinen angeboten und weltweit erfolgreich vertrieben.